Das Jahr 2022 neigt sich dem Ende zu. Bei den meisten Unternehmen entspricht das Kalenderjahr auch dem kaufmännischen Geschäftsjahr. Am Ende des Geschäftsjahres stehen Unternehmen dabei jedes Jahr aufs Neue vor einer großen und komplexen Aufgabe: der Erstellung des Jahresabschlusses. Für viele Unternehmen ist der Jahresabschluss mit einem hohen buchhalterischen Aufwand verbunden, weshalb frühzeitig mit der Erstellung begonnen werden muss, um den Jahresabschluss fristgerecht einzureichen. Doch mit einer ganzheitlichen Ausgabenlösung kann der Jahresabschluss effizient und zeitsparend vorbereitet werden. Wie das funktioniert, wird in diesem Artikel erklärt.
Was genau ist der Jahresabschluss?
Der Jahresabschluss resümiert im Grunde die Geschäftstätigkeiten am Ende des Geschäftsjahres und stellt das bilanzielle Ergebnis des Unternehmens anschaulich dar. Die Aufstellung gibt einen Überblick über die gesamte Vermögens-, Finanz- sowie Ertragslage des Unternehmens. Damit dient der Jahresabschluss als Information für interne und externe Stakeholder und als Bemessungsgrundlage der Steuerlast. Jeder Jahresabschluss muss dabei eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Bilanz enthalten. Abhängig von der Rechtsform und der Größe des Unternehmens können noch weitere verpflichtende Bestandteile wie der Lagebericht hinzukommen. Alle rechtlichen Grundlagen für die Erstellung eines Jahresabschlusses können dabei im Handelsgesetzbuch (HGB) gefunden werden.
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Grundsätzlich sind alle Unternehmen, die einer doppelten Buchführung unterliegen, zur Erstellung des Jahresabschlusses verpflichtet. Hierzu gehören Personen- und Kapitalgesellschaften sowie Einzelkaufleute. Doch es gibt auch Ausnahmen: Handelt es sich bei den Einzelkaufleuten um Kleingewerbetreibende, Selbstständige oder Freiberufler, so sind sie beispielsweise von der Pflicht befreit und müssen lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung einreichen. Dies gilt allerdings nur, solange sie nicht im Handelsregister eingetragen sind. Einzelunternehmer müssen zudem noch eine Einkommensgrenze beachten: Sofern der Umsatz unter 600.000 EUR und der Gewinn nicht über 60.000 EUR liegt, sind sie von der Pflicht befreit.
Buchhalterischen Aufwand mit Ausgabenlösung senken
Eine ordentlich geführte Buchhaltung ist die Grundvoraussetzung, um den Jahresabschluss effizient und fehlerfrei im Rahmen der gesetzlichen Fristen zu erstellen. Das bedeutet: Alle Belege sind ordentlich abgelegt und alle Konten der Buchhaltung exakt gebucht und abgestimmt. Um Kosten zu sparen, kümmern sich viele Unternehmen selbständig um die Buchhaltung, wodurch in der Praxis häufig das Gegenteil zu finden ist: nämlich Belegchaos und unsauber abgestimmte Buchhaltungskonten. Chaos beim Jahresabschluss verursacht dabei nicht nur Stress bei den Mitarbeitern, sondern kann auch zu hohen Kosten und Fehlern beim Jahresabschluss führen. Um Stress, Fehler und Mehraufwand bei der Erstellung zu vermeiden, können Unternehmen auf Tools setzen, die Prozesse in der Buchhaltung automatisieren. Moss bietet eine Komplettlösung zur Automatisierung und Verwaltung der Unternehmensausgaben an, die auf Firmenkreditkarten basiert. Die Software hilft dabei, alle Prozesse in der Buchhaltung zu digitalisieren und teilweise oder komplett zu automatisieren.
Vorteile einer ganzheitlichen Ausgabenverwaltung
Digitalisierung der Belege
Rechnungen, Quittungen, Fahrkarten, Tankbelege: Über das Jahr kommen zahlreiche Papierchen und Dokumente zusammen, die für den Jahresabschluss aufbewahrt werden müssen. Moderne Ausgabenlösung basieren auf physischen und virtuellen Kreditkarten, die in unbegrenzter Anzahl für alle Mitarbeiter verfügbar sind und mit dem Geschäftskonto verbunden sind. Alle Karten sind dabei zwecks- und personenbezogen und mit einem Limit versehen. Nach einer Zahlung werden die Mitarbeiter aufgefordert, den zugehörigen Beleg per Upload in der App, E-Mail oder Webanwendung hochzuladen. Dadurch werden die Belege sofort digitalisiert und der richtigen Kostenstelle zugeordnet. Mit der Buchhaltungsintegration können die Ausgaben und Belege dann bei Bedarf ganz bequem mit einer beliebigen Buchhaltungssoftware synchronisiert werden.
Absolute Transparenz
Viele Unternehmen erkennen erst mit dem Jahresabschluss, welche Abteilungen kostenintensiv sind und wo Einsparungspotentiale wären. Die Ausgabenlösungen ermöglichen es Finanzbeauftragten, jederzeit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu bekommen. Denn durch die Digitalisierung sind die Rechnungen, Ausgaben und Belege stets zentral an einem Ort gelagert und einsehbar. Ob automatische Erfassung der Eingangsrechnung, Digitalisierung der Belege, automatische Zuordnung der Ausgaben zu den Kostenstellen oder eine absolut transparente Übersicht über alle unternehmerischen Ausgaben in Echtzeit: Mit der Ausgabenlösung geht die Übersicht über die Finanzen auch während des Geschäftsjahres nie verloren. Durch die umfassende Digitalisierung in der Buchhaltung ist eine lückenlose Auflistung aller Transaktionen garantiert und es werden Zeit und Kosten gespart.
Seriosität und Kompetenz
Anhand des Jahresabschlusses können Unternehmen künftige Ereignisse besser planen und Entscheidungen treffen, während Investoren einschätzen können, wie hoch das Risiko einer Beteiligung ist. Der Jahresabschluss kann somit als eine Art Visitenkarte des Unternehmens gegenüber Dritten angesehen werden. Weist er erhebliche Mängel auf oder fehlt vollständig, gilt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß. Mit der Einführung der digitalen Buchhaltung gehen zahlreiche Optimierungen einher, mit denen Prozesse wie das Erfassen von Belegen, einlesen und Buchen von Rechnungen und das Berechnen und Überprüfen von Angaben, schneller und teilweise automatisiert ablaufen. So kann der Jahresabschluss nicht nur garantiert fristgerecht eingereicht werden, es werden auch Fehler minimiert.
Fazit
Mit dem Ende des Kalenderjahres rückt auch der Abschluss des Geschäftsjahres näher. Der Jahresabschluss resümiert dabei die Geschäftstätigkeiten des Jahres und gibt Auskunft über den Erfolg und das Vermögen eines Unternehmens. Damit ist der Jahresabschluss der wichtigste Bericht der Finanzbuchhaltung und somit auch mit hohem Aufwand verbunden. Doch mit den richtigen Tools können Unternehmen den Jahresabschluss schnell, effizient und stressfrei erstellen. Dank der Digitalisierung und Automatisierung zahlreicher buchhalterischer Prozesse ist ein stetiger und aktueller Überblick über alle Zahlen garantiert und der Jahresabschluss kann im Handumdrehen erstellt werden.
